どうも、内藤です。
今回は
時間管理・タスク管理についてお伝えしていきます。
仕事をする上で、あるいは夢や叶えたいことを
実現可能にしていくためにとても重要です。
ただ闇雲にやるよりは、意識的にやることで、
より達成可能なものになっていくからです。
また、時間管理は、
無駄な時間をより創造性の高い時間に
変換していくためのスキルですから、
これをきちんとマスターしておくと、
いろんなものが楽に動いていきます。
では、本編に入っていきましょう。
時間を有効活用できていますか？
ついついスマホを見て
ネットサーフィンしてしまったり、
やりたいことや目標があるのに、
何年経っても同じところにいる気がする、
という人も多いのではないでしょうか。
実は僕もそういう時期がありました。
日々、仕事に忙しかったり、
家事や育児に忙しいと、
ついついやりたいことを後回しにして、
しまいますよね。
今回は、その打開策になるような話をしていきます。
ちなみに、この話は先輩から教えてもらった方法です。
なるべくそのまま解説しつつ、僕なりの意見なども合わせて
付与していければと思います。
さて
本当は、何にフォーカス必要があるのか？
答えは、自分にとって重要な2割だけをやる、です。
おそらくタスク管理の話で言えば、
一度は聞いたことがある話でしょう。
まず、何にフォーカスすべきか？のまえに、
うまく行かない原因は何か？から入りましょう
この手の話は、大体やり方が決まっています。
うまく行かない原因はシンプルで、
原因行動が間違っているからです。
この世界（正確には宇宙）は偶然はなく、
緻密な秩序によってできています。
一見、偶然のようなものも、
現実創造のメカニズムで
説明ができてしまいますから、
結果があれば原因は存在します。
だから、もし成果が出ないというのは、
原因行動の中身を間違えていて、
成果につながっていない行動をしているんです。
要はタスクを間違えています。
またなかなか行動できないのだとすれば、
行動がカンタンではないんです。
行動がカンタンではない、というと、
ピンとこないかもしれません。
カンタンであるというと
人によってばらつきが出てしまいますから、
定義をしておきます。
ここでいうカンタンとは、
そのタスクの難易度および面倒臭さより、
自分の技術およびエネルギーが勝ってる状態です。
カンタン＝
そのタスクの難易度および面倒臭さ＞自分の技術レベルおよびエネルギー
要は自分の技術レベルおよびエネルギーよりも
難易度（ハードル）が低く、
面倒にも感じないのであれば、
行動できるんです。
これをカンタンとしています。
なので、
ちょっとでも面倒だな、と思うのであれば、
それは大きなエネルギーを
使わなければいけないので、
面倒臭くないようにタスクを分解するとか、
タスクを処理する工夫が必要ですし、
難易度を低くしていくことがものすごく重要です。
また、やることを間違えている、
というのは、タスクをやる前に、
タスクを評価することで回避できます。
だから、やるべきタスクかどうか？を
実行する前に、
きちんと評価するだけで、
成果につながる行動を選べるようになります。
さぁでは、一体どうやって、
成果につながる行動を選択していけば
良いのでしょうか
パレードの法則（80:20の法則）は知ってますか？
簡単に言えば、8割の成果につながっている
原因行動は全体の２割から生み出されている、
という話です。
売り上げの8割は
実際の業務の2割から生み出されている、
みたいな感じです。
つまり、
重要な2割にフォーカスできるのであれば、
結果は生み出せる、ということです。
だから、この重要な2割を
どう特定していくか？が肝です。
重要な2割と特定する3つのポイント
重要な2割と特定する3つのポイントがあります。
1：カンタンにできること
2：直近の目標に最も近づけること
3：自分だからこそ価値を生むこと
時間管理、もっと言えば
タスク管理においては
この3つのポイントを意識して、
タスクを評価し、優先順位をつけていきます。
そもそもこの3条件に当てはまらないタスクは、
外注に依頼するか、
会社であれば従業員にやってもらうとか、
チームのメンバーにやってもらうとか、
あるいは少なくとも今月は
やらなくていいタスクです。
もしやらなければならない、と判明した時に、
外注化したり、他の誰かの力を借りて
アクションプランに組み込めばいいんです。
これは自分一人でやらなければならない、
という発想を抜け出すヒントにもなります。
では、具体的にどうやって
特定すれば良いのでしょうか。
これは先輩に押してもらった内容で、
僕も愛用しています。
一般的な内容に
ほんの少しだけ改良が入っています。
フォーカスマップ
説明していきます。
片付け枠
❶：こんなものはさっさと片付けてしまおう。
片付け枠のタスクは少ない程よい
❷：このタスクの実行を
簡単にしてくれる専門家の力を借りて、
片付けてしまおう。
無理な場合は、損切りすること
損切り枠
❸：ここにタスクを抱えるほど、
自分やメンバーの士気は下がってしまう。
思い切って損切りしよう。
集中枠
❹：フォーカスすべきは集中枠にあるタスクだけ。
中でもカンタンにできることだけを
今月の実行計画にしたい
❺：集中枠にあるけど、
難しいタスクはカンタンにできるようになる
方策を探して４にシフトさせよう
忘却枠
❻：ここのアイデアはすべて忘れていい
このマップ、どこかでみたことがあると
思った人もいるのではないでしょうか。
そう、
アイゼンハワー・マトリックスの
重要度と緊急度を示した
マトリックスを改良したものです。
アイゼンハワーマトリックスでは、
縦軸と横軸が重要度、緊急度となっていますが、
フォーカスマップでは、
縦軸と横軸の定義が若干異なります。
フォーカスマップでいう集中枠が、
第二象限に位置しており、
タイムマネジメントでは、
第二領域にフォーカスしましょう、
という話がよくされます。
さて、軸の定義が異なるのには
意味があります。
重要度と緊急度の2軸だけでは
実はそのタスクやアイデアを評価しづらいものです。
というのも、重要度は人によって異なりますし、
緊急度も人によって異なるんです。
そこで、重要度の軸を
やるメリットが大きい、やるメリットが小さい、
という表現に置き換えてあります。
また緊急度の軸は、
それをやらないリスクがあるかどうか、で
評価できるようになっています。
また、さらにそこから、
重要な枠の片付け枠と集中枠の２つには、
難易度と即効性の軸がはいっています。
実はここがミソです。
冒頭でもお伝えしたように、
僕らがフォーカスするべきタスクは、
重要な2割です。
もっと言えば、それは簡単である必要があり、
さらに即効性があるものに
フォーカスしたいわけですから、
この2軸を内部に入れることで、
より優先順位の高いタスクを
取り出すことができます。
ちなみに、即効性と難易度の軸に
関しても同様に、
即効性は評価しやすいですが、
難易度は解釈がひろがりやすいでしょうから、
簡単にできるか、それともむずかしいか、
という表現になっています。
フォーカスマップの使い方
使い方はシンプルです。
１：抱えているタスクを
すべてポストイットに書き出します。
２：最初の二軸（重要度、緊急度）で分類し、
マップ内の４枠に貼り付けていきます。
4枠というのは、
片付け枠、損切枠、集中枠、忘却枠です。
３：片付け枠、集中枠の２つに関しては、
次の二軸である（即効性、難易度）で
さらに分類します。
片付け枠
ここにはいるタスクは、
重要でかつ緊急なタスクです。
この枠の本質は、
もう賞味期限が切れそうなタスクで、
すぐにとりかかって片付けてしまわないと
新たな問題を起こしかねないタスクです。
多くの人が勘違いしている枠でもありますが、
この枠にはいるタスクは
本来フォーカスすべき仕事ではありません。
やるべきことは変わりませんが、
さっさと片付けてしまうべきタスクです。
ここにタスクがあるということは、
現在の処理、および過去の清算に追われている、
ということです。
この枠のタスクが多い＝時間の使い方がまずい、
と考えてください。
理想を言えば、片付け枠にはタスクが
ほとんどない状態です。
ですから、片付け枠は空っぽであるほど優秀です。
優秀な人はこの片付け枠は
いつも空か、ちょっとだけある人です。
また片付け枠にあるものは、
即効性・難易度の軸で分けることができ、
❶は簡単ですから、自分にもできることです。
❷は自分にとって難しいタスクですから、
基本は簡単にできる専門家に
依頼して片付けるタスクです。
そして、賞味期限に
間に合わないとかどうしてもできない、
のであれば、
頑張ってエネルギーを
無駄使いするよりも、
思い切って損切りしてしまう、
という選択ももっておきましょう。
損切枠
次に、「損切り枠」に入っているタスクは、
緊急だけど、重要ではないタスクです。
ここにある枠は
あなたの仕事、事業、かなえたい夢において
ムダな努力、報われない努力になるタスクです。
これ以上傷口を広げないためにも、
ここで損切りしておくといいタスクです。
つまり、手を引くべきタスクです。
勇気を持ってこれをやっていくと、
どんどん身軽になって、
捨てた以上のものが入ってくる体質に
変わっていきます。
集中枠
次に、「集中枠」に入ったタスクです。
これが重要です。
究極は、毎月、ここだけをやればいいというのが、
冒頭の「重要な２割だけやればいい」という話です。
ここは、重要でなおかつ、やらないリスクもない。
これは、まさに「未来の創造を行うタスク」で
溢れている枠になっているはずなんです。
もしここに何もはいっていないのだとすれば、
自分が望む未来を生み出す原因行動が
一切ない、ということですから、
望む未来はいつまで経っても
やってくることはありません。
だからこの枠に
何がはいっているのか？が
とても重要なんです。
そして、この枠のタスクを
本来はフォーカスすべきです。
何せ、やらないリスクはないわけですし、
賞味期限も十分にある。
だからじっくりと、丁寧に取り組めます。
もし自分が叶えたい目標や理想があるのであれば、
まずは、ここをやる時間をとればいいんです。
そして、仮に組織なのだとすれば、
全員が、ここの時間の割合を、
限りなく100％にしていくことができれば、
最強組織になっていくでしょう。
また、この集中枠の即効性・難易度の軸で、
簡単にできることは今月の実行計画に、
難しい場合は、どうすれば簡単にできるか？を
考えて簡単なタスクにして
実行できるようにしておきましょう。
忘却枠
最後は「忘却枠」です。
これは、緊急でもないし、重要でもない。
つまり、やらないリスクも、
やるメリットもないタスクです。
そんなものはわざわざやる必要はありませんよね。
なので、、ここに入っているタスクは、
全部忘れてしまっていいんです。
こういうタスクが、やらなければならないと
思い込んでいるタスクになっていると、
脳のメモリーを消費します。
その結果、他のパフォーマンスも
すべて落ちてしまいます。
ですから、忘れる。だから、忘却枠です。
現実創造のメカニズムの観点から、
フォーカスマップをみる
現実創造のメカニズムにおいて、
未来を生み出すためには、いまここ、です。
つまり、意識している意図と行為を
その瞬間に実行するからこそ、
記憶を書き込むことができ（上書きでき）、
その瞬間から新しい未来が予約されます。
それを考慮すると、
やはりフォーカスマップにおいても、
最も僕らがフォーカスすることは、
片付け枠ではなく、集中枠です。
多くの場合、片付け枠は
外部要因として存在しているタスクがほとんどです。
つまり、他者からの意図によって
自分が動かさせれているものの
可能性が大いに高い。
もちろん、ここを疎かにしていい、
というわけではありません。
片付け枠のやらないとリスクがある、
というものは他者との信頼関係、信用に
影響するものですから、
蔑ろにすることはできません。
だから理解としては、
片付け枠は、さっさと終わらせるべきですし、
なるべく少ない状態にしておき、
未来創造の方に意識すべきなんです。
結局、片付け枠にタスクがあり、
追われてばかりだと、
いまここ、という未来を予約することが
どうしてもおろそかになります。
もし片付け枠が多いなら、
外部要因になるタスクを
新たにいれないでください。
そして、立て直すためにも一旦、
片付け枠のタスクを片付けましょう。
そして、集中枠にのみ
フォーカスできる環境を作る、
という理解が、欲しい未来を
生み出していくためには必須の考え方です。
自分だからこそ価値が
生まれるタスクを見つけて計画しよう
フォーカスマップを使うと、
とても精度よくタスクの優先順位を特定でき、
自分の夢や実現したい目標に寄与する行動が
できるようになります。
優秀な経営者や仕事ができる人は、
洗練されたプロセスをもっているものです。
そして、手持ちの1カ月をどれだけ
目標に寄与する行動をして、
確実に前に進めるかで、
成長の度合いがかわり、
得られる結果が変わります。
要は人生からいかにムダをなくせるか？であり、
どれだけ繰り返しよくなっていく行為を
特定でき、ルーティン（習慣）にしていけるか、
これで欲しい未来が近づいてくるものです。
今回のタスク管理はとても重要なものなので、
ぜひ扱えるようになってください。
今回は以上です。
ヒントになれば良いのですが。
